De Nederlandse Covid-19 lockdown is een uniek voorbeeld: ineens was datagedreven werken de norm!
De ministers, de departementen en uiteindelijk ook heel Nederland lieten zich leiden door de inzichten verkregen uit de data van het RIVM. De beslissing om thuis te blijven en om voldoende afstand te houden nam het kabinet, met de minister-president Rutte voorop, op basis van de analyses van het RIVM. Nog steeds lijken de data leidend. Met de dagelijkse updates en rapportages past het kabinet de maatregelen aan. Het publieke dashboard informeert de burgers met meer en meer specifieke data, zodat die ook zelf verantwoordelijkheid kunnen nemen voor persoonlijke beslissingen om bijv. te reizen.
Niet iedereen gelooft in data en datagedreven werken
De maatregelen hebben zo een stevige en verklaarbare basis, ook met ‘we nemen 100% beslissingen op 50% gegevens’. De meerderheid van de bevolking houdt zich dan ook aan de regels, de Minister-President voorop, en de meeste mensen snappen ook dat bijsturing noodzakelijk is als inzichten op basis van data veranderen. Er is ook wel een grote groep die de data niet vertrouwen, of de overheid, die geloven in alternatieve data, maar dat blijft gelukkig een minderheid.
Waarom niet?
Met Corona lijkt het te lukken. Waarom lukt het niet iedere (overheids-)organisatie om over te gaan tot veel meer datagedreven werken? De mogelijkheden zijn er, de kennis is beschikbaar en er zijn voldoende mensen met ambities en initiatieven. Veel leiders en managers zijn inmiddels wel overtuigd dat het noodzakelijk is om datagedreven te werken, daar begint het mee, want dan moet een organisatie nog een hele draai maken, met alle medewerkers erbij. Een succesvolle implementatie van datagedreven werken houdt in dat medewerkers weten wat de beste beslissingen zijn gebaseerd op data, op feiten, dat medewerkers een positief gevoel hebben over het werken met data. Dat ze hun handelen en beslissingen daarop baseren. Medewerkers die niet weten hoe ze met data kunnen werken en/of er een slecht gevoel bij hebben en/of het nog nooit serieus hebben geprobeerd, laten zich niet ineens leiden door wat de data hen ‘influistert’.
Hoe maak je het mogelijk?
Onze ervaring is dat een paar specifieke zaken direct bijdragen aan een geslaagde verandering. Wat helpt bij het succesvol implementeren van datagedreven werken?
1) Datagedreven werken benaderen als een ontwikkeling.
Accepteer dat het een proces is van leren en afleren, zowel voor de medewerkers als de leidinggevenden. Systemen moeten aangepast, keuzen gemaakt voor welke data belangrijk zijn, medewerkers hebben training, opleiding en persoonlijke begeleiding nodig in hun werk. Bouw feedbackloops in om nieuwe stappen in het proces te evalueren en op basis van de data en ervaringen bij te sturen. Verwacht pieken en dalen, en successen en mislukkingen. Het kost tijd, geld en energie. Vaak is er hulp van buitenaf nodig om de onderlinge kennisdeling en samenwerking op gang te brengen en te houden.
2) Bepalen wat voor deze organisatie nodig is, een analyse maken
Ga uit van de huidige cultuur, het leiderschap en de werkwijzen en bepaal welke grote veranderingen datagedreven werken van deze organisatie vraagt. Wie moet welke shift maken? Welke systemen zijn al geschikt mee te werken? Waar is de noodzaak het grootst en waar de wens om datagedreven te werken? Wat vraagt deze omslag, niet alleen van de medewerkers, maar ook van de leiders?
3) Ruimte maken voor experimenteren.
Er bestaat geen blauwdruk om datagedreven te werken gegarandeerd succesvol te implementeren. Iedere organisatie moet daarin zijn eigen weg zien te vinden, en een vorm zien te vinden die het beste past bij de kwaliteiten en de cultuur van de organisatie, de behoeften van de klanten, en de uitdagingen waar de organisatie voor staat. En dus gaat datagedreven werken ook vooral over iets nieuws proberen, daarbij fouten maken, en van die fouten leren. Datagedreven werken is jezelf als organisatie vernieuwen. Dat vraagt om voldoende vertrouwen, een veilige omgeving om iets uit te proberen en het uitblijven van de vraag: ‘Wat levert ons dit nu op?’
4) Het schetsen van een richting.
Ofwel, aan alle betrokkenen meer duidelijkheid geven over waar een organisatie zich met ‘datagedreven werken’ naartoe kan bewegen. Een richting, geen gedetailleerde beschrijving van de eindsituatie. Meer een pallet aan mogelijkheden bieden met de te behalen voordelen, gerelateerd aan de noodzaak, ‘het waarom’ en haar ambitie. Dit voorkomt dat een organisatie de weg kwijtraakt in de grote hoeveelheden data en de dito mogelijkheden om ze te benutten.
5) Welgemeende aandacht voor de medewerkers.
Uiteindelijk zijn het de medewerkers die met de data aan de slag gaan. Daarom moeten hun vragen, twijfels en angsten serieus worden genomen; Moet ik ermee aan de slag? Kan ik het wel? Wil ik het? En durf ik het wel? Begrip voor hoe zij tegen de verandering aankijken en hoe zij zich erbij voelen, is een absolute voorwaarde voor een geslaagde en blijvende ‘datagedreven manier van werken’.
Wij maken van datagedreven werken een succes
De inzichten verkregen uit de RIVM data overtuigen en hebben geleid tot verstandige maatregelen. Maar de verandering om zich door RIVM inzichten anders te gaan gedragen, kwam ook vooral tot stand door de hulp vanuit de samenleving. Veel (overheids)organisaties kunnen wel wat hulp gebruiken om datagedreven werken te implementeren. De Marketing Coöperatie biedt die hulp graag.
