Wanneer ik voor een groep professionals sta, vraag ik weleens wie het afgelopen jaar niet met substantiële veranderingen in zijn of haar omgeving te maken heeft gehad. Er steekt nooit iemand de hand op. Veranderingen zijn de constante van het (professionele) leven.
Het blijkt echter erg lastig om gewenste veranderingen succesvol in organisaties, kleinere én grotere, door te voeren. Uit diverse onderzoeken blijkt dat maar een zeer beperkt percentage van geplande verandertrajecten in organisaties achteraf als succesvol wordt beschouwd. Er zijn dan ook weinig onderwerpen zo uitgebreid behandeld in management literatuur als verandermanagement. De Marketing Coöperatie wordt vaak betrokken bij verander- en ontwikkelopgaven. Vanuit onze ervaringen geef ik graag een aantal concrete tips om, wanneer je voor een veranderopgave in jouw organisatie staat, de kans op succes te vergroten.
Wees je bewust van soort verandering en aard van organisatie
Wees je bewust van de soort verandering waarvoor je staat. Bijvoorbeeld: kom je vanuit een stabiele uitgangssituatie en kun je de gewenste eindsituatie na de verandering helder definiëren? Met andere woorden: staat er niets ‘in brand’ en weet je precies waar je uit wilt komen? Of is er sprake van een urgente situatie (dalende inkomsten, teruglopende klanttevredenheid, …)? En kun je alleen bij benadering aangeven hoe een eindsituatie er uit moet zien? Werk je in een organisatie waar men gewend is dat de oplossingen ‘van boven’ komen of juist in een omgeving waar men betrokken wil zijn, mee wil denken?
De soort verandering waarvoor je staat en het type organisatie waarin je hem wilt doorvoeren heeft grote invloed op welke veranderstrategie het meeste kans op succes biedt.
Kies een veranderstrategie
Afhankelijk van de soort verandering die je wilt doorvoeren en in welk type organisatie je dat wilt doen kun je nadenken over welk soort veranderstrategie het meest bruikbaar zou zijn. Is het probleem helder en kun je goed definiëren hoe de ‘oplossing’ eruit moet zien dan zou je een ‘ontwerpstrategie’ kunnen hanteren. Een voorbeeld van een dergelijke verandering kan het vervangen van een ICT-systeem binnen een organisatie zijn. Daarbij ontwerpen in- of externe deskundigen de gewenste situatie. Die situatie wordt vervolgens planmatig geïmplementeerd. Bij deze strategie is het wel belangrijk na te gaan hoe draagvlak bij de medewerkers kan worden gewaarborgd.
Indien de oplossing meer als richting dan als eindpunt kan worden omgeschreven werkt een ontwerpstrategie niet. Er is immers niet helder wat precies het eindresultaat moet zijn. Dit is aan de orde bij het gros van de grotere veranderingen binnen organisaties. In dat geval kan een ‘ontwikkelstrategie’ worden gekozen. Daarbij wordt werkende weg het eindresultaat ontwikkeld en vormgegeven. Bij deze strategie hebben medewerkers vaak een grotere rol en ontstaat zo van nature draagvlak voor de uiteindelijke oplossing.
Binnen deze hoofdstrategieën zijn er vele varianten, bijvoorbeeld afhankelijk van welke ‘cultuur’ dominant is binnen een organisatie. Is die cultuur meer hiërarchisch en top-down of is men gewend oplossingsrichtingen breed te bespreken en meer vanuit consensus te werken? Is er een sterke centrale binding of is de decentrale, afdelingsoriëntatie sterker?
Wees je bewust van weerstand
Bijna elke geplande verandering in een organisatie leidt tot weerstand bij een aantal mensen die met deze verandering te maken gaan krijgen. Die weerstand kan zich zichtbaar manifesteren doordat mensen bijvoorbeeld aangeven het niet met de verandering eens te zijn. Of doordat mensen aangeven dat de verandering niet gaat lukken. Overigens is weerstand natuurlijk niet per definitie slecht. Medewerkers met kennis en ervaring weten vaak als beste wat wel kan werken en wat niet. Het is buitengewoon onverstandig daar geen aandacht aan te geven.
Vaak is weerstand echter veel moeilijker zichtbaar doordat het zich manifesteert in heimelijke tegenwerking of kongsi-vorming. Het loont de moeite te achterhalen waarom mensen weerstand voelen tegen een verandering. Is het twijfel aan het doel en de haalbaarheid? Dan is het belangrijk daar aandacht voor te hebben en recht te doen aan inhoudelijke argumenten. Is het twijfel of mensen zelf wel meekunnen in de verandering? Denken mensen niet de vaardigheden te hebben om een nieuwe rol goed in te kunnen vullen? Dan kun je nadenken hoe deze mensen te helpen met scholing of begeleiding. Een veel gemaakte fout is, zeker bij niet productieve weerstand, om teveel aandacht te geven aan de weerspannigen. Daardoor krijgen zij een steeds groter podium en wellicht ook een groter draagvlak bij anderen in de organisatie.
De belangrijkste facilitator van betrokkenheid en reductie van weerstand is wellicht inspiratie.
Inspireer
Een van de krachtigste aspecten van goed leiderschap ten behoeve van het creëren van betrokkenheid en het reduceren van weerstand is inspiratie. Bezieling, betekenisgeving, hoe je het noemen wilt. Het creëren van enthousiasme over een toekomstbeeld dat appelleert aan de waarden, wensen, idealen van medewerkers en klanten. Het is een van de redenen dat familiebedrijven dikwijls aan succes inboeten zodra de aandelen worden verkocht buiten de familie. Opgericht en in handen van een ondernemersfamilie met een bepaalde robuuste visie, niet onderhevig aan de waan van de dag is zo’n bedrijf vaak minder kwetsbaar voor veranderingen intern of extern.
Overigens is het niet zo dat ‘inspirerend leiderschap’ noodzakelijkerwijs gevonden moet worden bij de algemeen directeur of überhaupt binnen de top van een organisatie. Ook anderen kunnen dat bieden. Daarnaast zijn er voorbeelden van succesvolle ontwikkelingen binnen een commerciële organisatie waarbij de betekenisgeving en de inspiratie gevonden werd bij klanten. Die klanten werden daartoe dan binnen de organisatie op verschillende manieren nadrukkelijk in beeld gebracht.
Realiseer quick wins
Een laatste advies is om, zeker bij grotere, langer durende transities te zorgen voor korte termijn successen en om die te vieren. Niets geeft zoveel energie als succes; en energie heb je nodig om grotere veranderingen succesvol vorm te geven!
Marketing Coöperatie
Er is veel geschreven over verandermanagement. In dit blog heb ik geprobeerd een aantal highlights uit onze eigen praktijk kort voor je te ontsluiten. Heb je er vragen over, of over veranderingen waar je jezelf in jouw organisatie voor gesteld ziet, benader ons gerust. En ook als je je eigen ervaringen wilt delen ben je welkom. Wij worden veel betrokken bij ontwikkelingen in diverse organisaties uit allerlei branches en zijn geïnteresseerd in ervaringen waarvan ook wij weer kunnen leren.
